Die Digitalisierung von Abweichungsformularen gibt FrieslandCampina mehr Transparenz und Sicherheit
„Wir haben jetzt Sicherheit bei der Nachverfolgung und gleichzeitig Einblick in Trends.“
Sebastiaan Udink
Continuous Improvement Speziaist
„Früher bekam ein Probenbehälter einen Aufkleber und das dazugehörige Formular oder die E-Mail musste erst gesucht werden. Jetzt erhält jedes Formular eine Nummer, die mit dem Probenbehälter übereinstimmt, sodass nichts mehr verloren geht.“
Sebastiaan Udink
Continuous Improvement Speziaist
„Operatoren, die schon seit Jahren in der Produktion arbeiten, haben den Mehrwert nicht sofort erkannt. Aber jetzt, wo jeder sieht, was das System bringt, wird es standardmäßig genutzt.“
Sebastiaan Udink
Continuous Improvement Speziaist
Prozessabweichungen wurden bei FrieslandCampina Lochem jahrelang auf unterschiedlichste Weise dokumentiert. Von E-Mails bis hin zu Formularen, die in einer Kiste gesammelt wurden. Mit ELICIT digitalisieren sie dies zu einem einzigen klaren Prozess. Und das führte sofort zu Ergebnissen. Continuous Improvement Specialist Sebastiaan Udink: „Wir haben jetzt Sicherheit bei der Nachverfolgung und gleichzeitig Einblick in Trends.“
Papier, E-Mails und eine Kiste voller Meldungen
FrieslandCampina Lochem besteht aus zwei Fabriken: einer Butter- und Butterölfabrik und einer Milchpulverfabrik. Ein Unternehmen, aber teilweise mit unterschiedlichen Arbeitsweisen. Zum Beispiel bei der Erfassung von Prozessabweichungen. In der einen Fabrik meldeten Operatoren Abweichungen per E-Mail: Bei einer Abweichung ging eine Nachricht an das Qualitätsmanagement und das Betriebsbüro, damit Paletten gesperrt werden konnten. Die andere Fabrik arbeitete vollständig auf Papier. Diese Formulare wurden später in ein System übertragen, während die Papierversionen in einer Kiste aufbewahrt wurden.
Es funktionierte, aber nicht optimal. „Uns fehlte der Überblick“, sagt Sebastiaan Udink. „Wer hat welche Meldungen erstellt? Welche Schichten? Wie oft? Außerdem wollten wir zu einem einheitlichen System übergehen, mit dem alle arbeiten können.“
Erst selbst entwickeln, dann doch ELICIT wählen
Sebastiaan entschied sich zunächst für eine eigene Lösung. Er entwickelte eine App, die funktionierte, erkannte aber schnell die Kehrseite: Wer wartet die Software? Wer unterstützt bei Störungen? Und wer versteht die Technik, wenn ich das Unternehmen verlasse? Dann machte ihn ein Kollege auf die Formularfunktion von ELICIT aufmerksam.
„Die Operatoren nutzten die Wissensmodelle von ELICIT bereits auf der Produktionsfläche, zur Prozessbeherrschung und zur Behebung von Abweichungen. Kurz darauf zeigte ELICIT live, wie die Funktion funktioniert, und sie erwies sich als sehr passend. Die Arbeitsweise war bereits bekannt und man hat die Sicherheit eines professionellen Anbieters, der die Software verwaltet und weiterentwickelt. Daher fühlte es sich logisch an, diesen Schritt zu gehen.“
Digitale Formulare
Gemeinsam mit der Wissensanalystin Milou und mit fachlicher Unterstützung durch Quality Assurance entwickelte Sebastiaan digitale Formulare für drei Situationen. Für beide Fabriken wurde jeweils ein eigenes KAV erstellt, das Qualitätsabweichungsformular, mit dem Operatoren eine Abweichung melden. Darüber hinaus begannen sie mit der Entwicklung eines AOF, einem Antragsformular, mit dem Technologen beispielsweise die Untersuchung von Proben beantragen.
Das KAV ging als erstes in der Butterfabrik live. Seit Mai wird es dort vollständig eingesetzt. Die Pulverfabrik folgt voraussichtlich im Herbst. Die Implementierung des AOF erfolgt anschließend.
Schnell, übersichtlich, nachvollziehbar
Das digitale Qualitätsabweichungsformular macht das Melden von Abweichungen einfacher denn je, sagt Sebastiaan. „Früher mussten die Operatoren alles manuell aufschreiben. Jetzt nutzen sie Auswahlmenüs für Artikel, Produktionslinien, Abteilungen und Beteiligte. Die Operatoren müssen nur noch die Abweichung selbst beschreiben, und das geht auch auf einem Tablet, inklusive Fotos der Abweichung.“
Außerdem werden die richtigen Abteilungen automatisch per E-Mail informiert, sobald die Meldung eingereicht wurde. Der Melder kann anschließend den Status seines Formulars verfolgen, von „in Bearbeitung“ bis „abgeschlossen“. Über ein Dashboard sieht die Fabrik, wo die meisten Abweichungen auftreten und bei welchem Produkt. „Dadurch hat man deutlich mehr Einblick in die Bearbeitung und die Ursachen von Abweichungen.“
Es gibt außerdem eine direkte Verknüpfung mit den Wissensmodellen von ELICIT. Erkennt ein Wissensmodell eine Abweichung, verweist es direkt auf das richtige Formular. So kann ein Operator nach dem Lesen einer Anweisung sofort das zugehörige Formular ausfüllen, ohne an anderer Stelle danach suchen zu müssen.
Auch das digitale Antragsformular macht Laboranfragen effizienter. „Früher bekam ein Probenbehälter einen Aufkleber und das dazugehörige Formular oder die E-Mail musste erst gesucht werden. Jetzt erhält jedes Formular eine Nummer, die mit dem Probenbehälter übereinstimmt, sodass nichts mehr verloren geht. Der Laborleiter kann jeden Morgen auf einen Blick sehen, welche Untersuchungen noch offen sind, und direkt darauf reagieren.“
Fester Bestandteil im Unternehmen
Die Digitalisierung der Formulare gibt FrieslandCampina mehr Kontrolle über die Bearbeitung und die mögliche Vermeidung von Prozessabweichungen. Papierformulare gehen nicht mehr umher und jeder weiß genau, wie die Nachverfolgung abläuft. „Außerdem ist diese einheitliche Arbeitsweise wertvoll: Auch die Operatoren der Pulverfabrik, die bis vor Kurzem noch mit Papier gearbeitet haben, werden sofort verstehen, wie das System funktioniert, sobald es dort eingeführt wird.“
Und genau wie die Wissensmodelle von ELICIT wurde auch das digitale Qualitätsabweichungsformular von den Mitarbeitern auf der Produktionsfläche angenommen. „Das ist schön zu sehen. Operatoren, die schon seit Jahren in der Produktion arbeiten, haben den Mehrwert nicht sofort erkannt. Aber jetzt, wo jeder sieht, was das System bringt, wird es standardmäßig genutzt.“
