Wat we leerden van honderden experts
Na 12 jaar wetenschappelijk onderzoek over het borgen van expertkennis, delen wij graag de belangrijkste conclusies met je.
Digitaliseren van afwijkingsformulieren geeft FrieslandCampina meer inzicht en zekerheid
“We hebben nu zekerheid over de opvolging én inzicht in trends.”
Sebastiaan Udink
Continuous Improvement Specialist
”Vroeger kreeg een monsterpotje een sticker waarbij het formulier of mail erbij gezocht moest worden. Nu krijgt elk formulier een nummer dat correspondeert met het monsterpotje, zodat niets meer kwijtraakt.”
Sebastiaan Udink
Continuous Improvement Specialist
”Operators die al jaren op de vloer stonden, zagen niet meteen de meerwaarde. Maar nu iedereen ziet wat het systeem oplevert, wordt het standaard gebruikt.”
Sebastiaan Udink
Continuous Improvement Specialist
Procesafwijkingen werden bij FrieslandCampina Lochem jarenlang op allerlei manieren vastgelegd. Van mailtjes tot formulieren verzamelen in een doos. Met ELICIT digitaliseren ze dit naar één duidelijk proces. En dat leverde direct resultaat op. Continuous Improvement-specialist Sebastiaan Udink: “We hebben nu zekerheid over de opvolging én inzicht in trends.”
Papier, mail en een doos vol meldingen
FrieslandCampina Lochem bestaat uit twee fabrieken: een boter- en boteroliefabriek en een melkpoederfabriek. Eén organisatie, maar soms met eigen werkwijzen. Bijvoorbeeld als het ging om het registreren van procesafwijkingen. Bij de ene fabriek registreerden operators via mailtjes: bij een afwijking ging een bericht naar kwaliteitsmanagement en het bedrijfsbureau, zodat pallets geblokkeerd konden worden. De andere fabriek werkte volledig op papier. Die formulieren werden later overgetikt in een systeem, waarna de papieren versie werden bewaard in een doos. Het werkte, maar niet optimaal. “Het overzicht ontbrak”, zegt Sebastiaan Udink. “Wie maakte welke meldingen? Welke ploegen? Hoe vaak? Bovendien wilden we naar één uniform systeem, zodat iedereen ermee kan werken.”
Eerst zelf bouwen, toen toch ELICIT
Sebastiaan koos eerst voor een eigen aanpak. Hij bouwde een app die werkte, maar ontdekte ook al snel de keerzijde: wie onderhoudt de software? Wie ondersteunt bij storingen? En wie snapt de techniek wanneer ik vertrek? Toen attendeerde een collega hem op de formulieren-functionaliteit van ELICIT. “Operators gebruikten de kennismodellen van ELICIT al op de werkvloer, voor procesbeheersing en het oplossen van afwijkingen. Kort daarna liet ELICIT live zien hoe de functionaliteit werkte en dat bleek heel goed te passen. De manier van werken was al bekend, je hebt de zekerheid van een professionele partij die de software beheert en doorontwikkeld, dus het voelde logisch om deze stap te zetten.”
Digitale formulieren
Samen met kennisanalist Milou, en met inhoudelijke hulp vanuit Quality Assurance, bouwde Sebastiaan digitale formulieren voor drie situaties. Voor beide fabrieken kwam er een eigen KAV, het kwaliteitsafwijkingsformulier waarmee operators een afwijking melden. Daarnaast maakten ze een start met een AOF, het aanvraagformulier waarmee technologen bijvoorbeeld onderzoek naar monsters aanvragen. Het KAV ging als eerste live, in de boterfabriek. Sinds mei draait het daar volledig. De poederfabriek volgt naar verwachting in het najaar. De implementatie van de AOF volgt daarna.
Snel, overzichtelijk, traceerbaar
Het digitale kwaliteitsafwijkingsformulier maakt het melden van afwijkingen makkelijker dan ooit, zegt Sebastiaan. “Operators moesten eerst alles handmatig uitschrijven. Nu volgen ze keuzemenu’s voor artikelen, productielijnen, afdelingen en betrokkenen. Operators hoeven alleen nog de afwijking zelf te beschrijven, en dat kan ook op een tablet, inclusief foto’s van de afwijking zelf.”
Bovendien worden de juiste afdelingen automatisch per mail geïnformeerd als de melding is ingediend. De melder ziet vervolgens de status van zijn formulier terug, van ‘in behandeling’ tot ‘afgerond’. Via een dashboard ziet de fabriek waar de meeste afwijkingen ontstaan en op welk product. “Je hebt dus veel meer inzicht in de afhandeling en oorzaken van afwijkingen.”
Ook is er een directe koppeling met de kennismodellen van ELICIT. Signaleert een kennismodel een afwijking, dan verwijst het direct door naar het juiste formulier. Zo vult een operator na het lezen van een instructie meteen het bijbehorende formulier in, zonder dat hij daarvoor ergens anders hoeft te zoeken.
Het digitale aanvraagformulier maakt ook laboratoriumaanvragen efficiënter. “Vroeger kreeg een monsterpotje een sticker waarbij het formulier of mail erbij gezocht moest worden. Nu krijgt elk formulier een nummer dat correspondeert met het monsterpotje, zodat niets meer kwijtraakt. De leidinggevende van het lab kan elke ochtend in één oogopslag zien welke onderzoeken nog openstaan en daar direct op terugkoppelen.”
Vaste plek in de organisatie
De digitalisering van de formulieren geeft FrieslandCampina grip op de afhandeling en het mogelijk voorkomen van procesafwijkingen. Papieren dwarrelen niet meer rond en iedereen weet precies hoe de opvolging verloopt. “Bovendien is die uniforme werkwijze waardevol: ook operators van de poederfabriek, die tot voor kort op papier werkten, snappen straks direct hoe het systeem werkt zodra het daar wordt ingevoerd.” En net zoals de kennismodellen van ELICIT, is het digitale kwaliteitsafwijkingsformulier ook omarmd door de werkvloer. “Dat is mooi om te zien. Operators die al jaren op de vloer stonden, zagen niet meteen de meerwaarde. Maar nu iedereen ziet wat het systeem oplevert wordt het standaard gebruikt.”
