Kennisborging een enorm project? Niet op deze manier

Veel organisaties weten dat ze iets moeten doen aan kennisborging. De expert die al dertig jaar op de lijn staat, gaat binnenkort met pensioen. Toch blijft het project maar vooruit geschoven worden, want waar begin je eigenlijk? En wie heeft nou tijd voor zo’n enorm project? Maar wat ze niet weten is dat het eigenlijk héél makkelijk kan. Met een kleine stap en een voorspelbaar eindresultaat. We leggen uit hoe.

De gedachtegang die je tegenhoudt

Er zit een hardnekkige gedachte in besluitvorming rond kennismanagement: je kunt pas starten als je het hele plaatje hebt. Welke experts heb je nodig? Welke afdelingen? Welke werkstations moeten eigenlijk worden vastgelegd? Hoe integreer je dit met je MES? Goede vragen, maar veel te ingewikkeld in de beginfase.

‘Goed aanpakken’ is namelijk niet hetzelfde als ‘groot aanpakken’. Sterker nog: groot aanpakken eindigt vaak in een mislukking. Het wordt te veel, te tijdrovend, te complex.
Het fijne is dat het veel eenvoudiger kan, met één kleine, gerichte stap: een pilotproject. Met een pilot kun je je richten op het vastleggen van de kennis van één expert over één kritisch proces. In een paar weken tijd ontdek je wat werkt én wat het je organisatie oplevert.

Een pilot bij ELICIT: zo werkt het

De meeste projecten van ELICIT beginnen met een pilotproject. Dat werkt zo: een kennisanalist voert gemiddeld vijf gestructureerde interviews met je expert. In gemiddeld 110 vragen brengt de analist de ervaringskennis van de expert in kaart. De beslislogica, de uitzonderingen, de subtiele signalen, kortom: de handelswijze die een ervaren operator in jaren ontwikkelde, maar nooit heeft opgeschreven.

Die kennis wordt omgezet in een digitaal kennismodel. Een overzichtelijk, doorzoekbaar, en toegankelijk model op een scherm op de werkvloer. Operators vinden binnen twee klikken wat ze nodig hebben, ook midden in de nacht, ook als die ene expert op vakantie is. De tijd die het kost? Zo’n twaalf weken. En dan kun je direct het effect gaan meten.

Wat Van Merksteijn leerde van één werkstation

Van Merksteijn International, producent van wapeningsproducten en hekwerkpanelen in Almelo, begon met één kennismodel voor de Schlatter-laslijn. Na de livegang konden operators bij afwijkingen zelfstandig nakijken wat er aan de hand was, zonder de meest ervaren collega te bellen.

En dat had direct effect. Projectleider Bulent Simsek: “We merken aan alles dat het beter gaat. Er is veel minder stilstand.” Van Merksteijn heeft inmiddels kennismodellen voor bijna alle productieprocessen. Meer dan 150 medewerkers werken ermee. Dat begon met één werkstation.

Wat het je organisatie oplevert

Organisaties die starten met een pilot, breiden vrijwel altijd uit. De resultaten spreken namelijk voor zich. Natuurlijk met als belangrijkste resultaat een kennismodel dat operators elke dag helpt beslissen als een ervaren expert. Daarnaast doordat organisaties in korte tijd belangrijke inzichten krijgen:

• Je bouwt interne ervaring op met een aanpak die je daarna kunt herhalen, op andere machines, andere afdelingen, andere locaties.
• Je ontdekt welke kennis in jouw organisatie het meest kwetsbaar is
• Je ziet hoe operators de informatie daadwerkelijk gebruiken, en wat ze nog missen
• Je krijgt een concreet beeld van de tijdsinvestering die van experts wordt gevraagd

Pilot inzetten? Gebruik deze drie criteria

Als je twijfelt over welk werkstation of proces je het beste als eerste kunt vastleggen, gebruik dan deze drie vragen:

• Waar is de afhankelijkheid van één of twee mensen het grootst?
  Dat is waar het risico het hoogst is en de opbrengst het meest direct voelbaar.
• Waar is de instaptijd van nieuwe operators het langst?
  Als iemand twaalf tot achttien maanden nodig heeft om zelfstandig te draaien, zit daar een enorm winstpotentieel
• Waar zie je de meeste variatie tussen shifts?
  Inconsistentie is een symptoom van kennis die niet gedeeld is. Dat is de plek waar een kennismodel het hardst nodig is.

Er is maar één echt vereiste

Je hoeft geen groot budget vrij te maken, geen IT-project op te starten, en geen maandenlange selectieprocedure te doorlopen. De enige echte vereiste is dat je een expert in huis hebt, iemand die de kennis bezit die je wilt borgen. De rest is: gesprekken, een gestructureerde aanpak, en de bereidheid om te starten.

Wil je weten welk proces of welke expert het meest geschikt is als startpunt?

Neem contact op voor een kennismakingsgesprek. We kijken samen naar de risico’s die nu het grootst zijn, en hoe een pilot die direct kan oplossen.