6 Tipps für das Schreiben einer guten Anweisung
Was macht eine gute Anweisung aus? Eine, die tatsächlich genutzt wird … Das klingt einfach, kann aber durchaus schwierig sein. Oft wollen wir zu viel Wissen vermitteln, wodurch es unnötig kompliziert wird. Wie es besser geht: Wir geben Ihnen 6 Tipps, um schnell eine Anweisung zu schreiben, die direkt anwendbar ist, um beispielsweise eine Störung an einer Anlage, eine Qualitätsabweichung des Produkts oder ein Problem mit der Steuerungssoftware zu beheben.
Tipp 1 – Wählen Sie einen guten Titel
Der Titel ist das Erste, was sichtbar ist. Der Titel gibt dem Leser an, in welcher Situation die Anweisung relevant ist und ausgeführt werden muss. Beschreiben Sie diese Situation also. Kurz und deutlich.
Ein gutes Beispiel: Startvorgang bleibt in Schritt 21 hängen.
Ein schlechtes Beispiel: Eine ausführliche Beschreibung der Startprozedur und möglicher Ursachen für Probleme, die dabei entstehen können.
Tipp 2 – Schritt für Schritt
Beschreiben Sie die auszuführenden Aktionen als nummerierte Liste. Dies hilft dem Leser bei der Ausführung und der Kommunikation mit Kollegen: „Ich bin bei Punkt 3!“.
Tipp 3 – Zuerst: Kontrolle!
Oft ist nicht sofort klar, was die Lösung für eine unerwünschte Situation ist. Die Anweisung beginnt dann mit einigen Kontrollpunkten: Sind die Sollwerte richtig eingestellt? Sind die Führungen sauber? Steht der Behälter am Anschlag?
Abhängig vom erwarteten Basiswissen müssen diese Kontrollpunkte nicht weiter spezifiziert werden: Der Leser kann sich dann mit der flachen Hand vor die Stirn schlagen, denken „Oh ja, natürlich!“ und das Problem lösen, ohne dass es jemand merkt. Ein Verweis auf eine andere Anweisung oder eine Serie von Handlungen ist natürlich ebenfalls möglich.
Tipp 4 – Anschließend: Anpassungen?
Wenn die Kontrollschritte durchgeführt wurden und diese alle in Ordnung waren, kann es sein, dass der Leser Anpassungen vornehmen muss. Beschreiben Sie so konkret wie möglich, „was“ angepasst werden muss und „wie“, also welche Handlungen ausgeführt werden müssen. Gegebenenfalls können Sie auch beschreiben, warum dies notwendig ist, aber halten Sie das so kurz wie möglich!
Das „Wie“ erfordert noch einige Erläuterungen: Welche Schrittgröße? Bis zu welchem Punkt? Wie bestimme ich den Effekt der Anpassung? Geben Sie hier also mehr Informationen, aber in prägnanter Form: „Erhöhen Sie die Temperatur in Schritten von 5 °C bis maximal 90 °C. Kontrollieren Sie nach jedem Schritt die Dichte und stoppen Sie, wenn der Zielwert erreicht ist.“.
Tipp 5 – Dann: Das Warum
Die Erklärung, Motivierung und Hintergrundinformationen sind sehr wichtig, um den Unterschied zwischen dem „Erlernen von Kunststücken“ und dem Vermitteln von wertvollem Wissen über die Funktionsweise und das Prinzip des Prozesses zu machen. Geben Sie dieses Wissen jedoch erst am Ende weiter: Zuerst die Kontrollpunkte und Aktionen, damit die Situation unter Kontrolle ist, und danach die Erklärung.
Tipp 6 – KISS
„Keep It Short and Simple“. Halten Sie die Anweisung kurz, konkret und einfach. Das ist schwieriger, als es aussieht!
„Ich schreibe Ihnen einen langen Brief, weil ich keine Zeit hatte, ihn kürzer zu machen“ – Blaise Pascal, französischer Philosoph
Es zwingt den Schreiber nämlich dazu, sehr genau und konkret nachzudenken, und legt die Schwierigkeit der unerwünschten Situation offen. Und genau deshalb benötigt der Leser eine Anweisung, sonst hätte er es selbst gelöst.
Selbstverständlich empfiehlt es sich, die Anweisung gemeinsam mit dem Leser/Anwender zu schreiben. Sind die Schritte klar und ausführbar? Fehlen noch Schritte? Stimmt die Reihenfolge? Wenn der Leser sie beim ersten Mal direkt anwenden kann, ist es eine gute Anweisung!