Warum eine Excel-Tabelle mit Störungen und Lösungen kein Wissensmanagement ist
Sie haben eine Excel-Datei mit Störungen und Lösungen. Eine Liste, die im Laufe der Jahre gewachsen ist und immer dann ergänzt wurde, wenn wieder etwas schiefging. Es fühlt sich so an, als würden Sie Wissen sichern und Ihre Organisation weniger anfällig machen. Doch die Realität sieht leider anders aus.
Der Unterschied zwischen Brandbekämpfung und Steuerung
Seien wir ehrlich: Eine Excel-Tabelle mit Störungen dokumentiert Ihre Vorfälle. Jede Zeile in dieser Datei steht für einen Moment, in dem es bereits zu spät war. Eine Charge, die abgelehnt wurde, eine Linie, die stillstand. Mit anderen Worten: verlorene Zeit und möglicher Produktverlust.
Was jedoch nicht darin steht: wie Sie diese Störungen verhindern.
In Ihrer Datei stehen nicht die Signale der Maschine, bevor ein Problem eskaliert. Es steht dort nicht, dass ein Anstieg der Temperatur bei gleichzeitigem Druckabfall auf ein Problem in Sektor X hinweist, bevor die Maschine stoppt. Doch genau dies ist das Wissen, das den Unterschied zwischen reaktiver Brandbekämpfung und proaktiver Steuerung ausmacht.
Knöpfchendrücker
Eine Störungsliste sagt Ihnen, was Sie tun müssen. „Bei Störung X → führe Aktion Y aus.“ Aber sie sagt Ihnen nicht, warum. Die Folge ist, dass Ihre Mitarbeiter Knöpfchendrücker bleiben: Sie führen Anweisungen ohne tieferes Verständnis aus. Sobald die Situation auch nur leicht von der Liste abweicht, rufen sie den Experten an, der ohnehin schon überlastet ist. Und die Produktion steht wahrscheinlich still.
Was Sie wollen, ist, dass die Mitarbeiter den Prozess beherrschen. Dass sie verstehen, welche Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge bestehen und welche Folgen es hat, wenn sie eine bestimmte Einstellung ändern. Denn nur so verfügen sie über das Wissen, um Störungen zu vermeiden, statt sie nur zu beheben.
Eine Störungsliste sagt Ihnen, was Sie tun müssen. „Bei Störung X → führe Aktion Y aus.“ Aber sie sagt Ihnen nicht, warum.
Den Prozess blitzschnell verstehen
Diese Prozessbeherrschung zu erlernen, dauerte früher Jahre. Aber was wäre, wenn es viel schneller ginge? Was wäre, wenn Sie das Prozesswissen Ihres erfahrensten Experten festhalten und für alle Mitarbeiter sofort nutzbar machen könnten? Auch für diejenigen, die gerade erst anfangen?
Das wurde zum Beispiel bei Burg Azijn in Heerhugowaard umgesetzt: Der Essighersteller hielt fest, wie seine Braumeister dachten. Welche Prozessparameter halten sie für wesentlich? Wie hängen Einstellungen und Produkt zusammen? Wann greifen sie ein? Und was sind dann die richtigen Schritte? Burg Azijn verarbeitete dieses Wissen mit ELICIT in einem praktischen Wissensmodell, das direkt in der Werkshalle eingesetzt wurde. Das Ergebnis? „Wir sehen schnellere Reaktionszeiten bei Prozessabweichungen, und die Bediener haben mehr Handhabe bei Störungen“, berichtet Produktionsleiter Viljo Pos.
Der Unterschied im Ansatz
Mit Excel:
„Wenn die Maschine stoppt und eine rote Lampe leuchtet, setzen Sie die Maschine zurück.“
Mit einem Wissensmodell:
„Achten Sie auf Temperatur und Druck. Wenn die Temperatur steigt, während der Druck sinkt, deutet dies auf eine Leckage in Sektor B hin. Prüfen Sie zuerst die Dichtung an Messpunkt X, dann den Ventilverschluss bei Y. Wenn der Druck unter 2,3 bar fällt, passen Sie Einstellung A um 10 % an, um Produktverlust zu vermeiden. Dies funktioniert, weil der Druckabfall direkten Einfluss auf das Mischverhältnis und damit auf die Produktqualität hat.“
Das Erste ist eine Aktionsliste für bekannte Probleme. Das Zweite vermittelt ein Verständnis des Prozesses, sodass die Mitarbeiter nicht nur wissen, welche Aktion sie ausführen müssen, sondern dadurch auch ihren Prozess besser beherrschen.
Drei Muster, die Sie durch gutes Wissensmanagement durchbrechen
Muster 1: Lange Einarbeitungszeiten werden kürzer
Beim traditionellen „Mitlaufen“ bleiben neue Mitarbeiter lange von erfahrenen Kollegen abhängig. Das macht die Lernkurve lang und unvorhersehbar. Niemand weiß genau, wann ein neuer Bediener selbstständig arbeiten kann. Und solange das nicht der Fall ist, belastet jeder neue Mitarbeiter das Team.
Wenn ein neuer Mitarbeiter jederzeit digitalen Zugriff auf das Wissen des erfahrenen Kollegen hat, kann er viel schneller selbstständig die richtige Entscheidung treffen.
Muster 2: Unterschiede zwischen den Schichten verschwinden
Wenn Fachwissen auf verschiedene Köpfe verteilt ist, entstehen Unterschiede in der Produktion. Die Morgenschicht geht Dinge anders an als die Nachtschicht; sie arbeiten nicht auf derselben Wissensbasis. Dadurch müssen oft dieselben Probleme immer wieder neu gelöst werden.
Durch die Nutzung eines einzigen Wissensmodells, wie bei Burg Azijn, treffen alle die gleichen (fundierten) Entscheidungen. Das standardisiert Ihre Arbeitsweise.
Muster 3: Qualität variiert nicht länger je nach Person
Oft ist ein Produktionslauf stabil, der andere nicht. Das hängt nämlich davon ab, wer gerade Dienst hat. Bei FrieslandCampina Beilen gab es zum Beispiel regelmäßig Probleme mit Schaumbildung.
Jetzt folgen die Bediener festen Schritten, wodurch sie besser produzieren. Sie beheben Abweichungen schneller, wodurch die Fehlerspanne sinkt und die Qualität steigt. In jeder Schicht.
Die Frage, die Sie sich stellen müssen
Wenn Sie jetzt auf Ihre Excel-Datei mit Störungen und Lösungen blicken, stellen Sie sich diese Frage: Dokumentieren Sie, was schiefgelaufen ist, oder halten Sie fest, wie Sie verhindern können, dass etwas schiefgeht?
Mit intelligentem Wissensmanagement verhindern Sie, dass Sie ständig Brände löschen müssen, und bekommen Ihre Prozesse unter Kontrolle.
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