Elicit ONLINE

Wat is een goede instructie? Eentje die gebruikt wordt… Dat klinkt makkelijk, maar kan best lastig zijn. Vooral als de schrijver heel veel weet van het onderwerp is de verleiding groot om zoveel mogelijk kennis over te dragen. En dan is het voor de lezer weer heel lastig om te weten wat hij/zij moet doen, zeker bij urgente storingen of problemen.

Daarom geven we je 6 tips om snel een instructie te schrijven die direct toepasbaar is om ongewenste situaties op te lossen. Bijvoorbeeld een storing aan een installatie, kwaliteitsafwijking van het product of probleem met automatisering (“De opstart blijft weer hangen in stap 21!”).

1 – Kies een goede titel

De titel is het eerste wat zichtbaar is. De titel geeft voor de lezer aan bij welke situatie de instructie relevant is en moet worden uitgevoerd. Beschrijf die situatie dus. Kort en duidelijk.

Een goed voorbeeld: Opstart blijft hangen in stap 21.

Een slecht voorbeeld: Een uitgebreide beschrijving van de opstartprocedure en mogelijke oorzaken van problemen die daarbij kunnen ontstaan.

2 – Stapsgewijs

Beschrijf de acties die uitgevoerd moeten worden als genummerde lijst. Dit helpt de lezer bij de uitvoer en de communicatie naar collega’s: “Ik ben bij punt 3!”.

3 – Eerst: controle!

Vaak is het niet direct duidelijk wat de oplossing is voor een ongewenste situatie. De instructie begint dan met een aantal controlepunten: staan de setpoints goed ingesteld? Zijn de geleidingen schoon? Staat de bak tegen de aanslag aan?

Afhankelijk van de verwachte basiskennis, hoeven deze controlepunten niet verder te worden gespecificeerd: de lezer kan zich dan met de vlakke hand tegen het voorhoofd slaan, denken ‘Ooh ja, natuurlijk!’, en het probleem oplossen zonder dat iemand het doorheeft. Een verwijzing naar een andere instructie of serie handelingen kan uiteraard ook.

4 – Vervolgens: aanpassingen?

Als de controlestappen zijn uitgevoerd en die waren allemaal goed, kan het mogelijk zijn dat de lezer aanpassingen moet doen. Beschrijf zo concreet mogelijk ‘wat’ moet worden aangepast en ‘hoe’, oftewel welke handelingen moeten worden uitgevoerd. Eventueel kun je ook beschrijven waarom dat nodig is, maar houdt dat zo kort mogelijk!

Dat ‘hoe’ vraagt nog enige uitleg: welke stapgrootte? Tot hoever? Hoe bepaal ik het effect van de aanpassing? Geef hier dus meer informatie, maar op een bondige manier: “Verhoog de temperatuur in stappen van 5°C tot maximaal 90°C. Controleer na elke stap de dichtheid en stop als deze op doelwaarde is.”.

5 – Dan: het waarom

De uitleg, motivering en achtergrondinformatie is heel belangrijk om het verschil te maken tussen ‘aapjes een kunstje leren’ en de lezer iets waardevols leren over de werking en het principe van het proces. Maar geef deze kennis pas aan het einde: eerst de controlepunten en acties zodat de situatie onder controle is, en daarna de uitleg.

6 – KISS

‘Keep It Short and Simple’. Houd de instructie kort, concreet en eenvoudig. Dit is moeilijker dan het lijkt!

“I didn’t have time to write a short letter, so I wrote a long one instead.” Mark Twain

Het dwingt de schrijver namelijk om heel goed en concreet na te denken en legt de moeilijkheid van de ongewenste situatie bloot. En dat is nou precies waarom de lezer behoefte heeft aan een instructie, anders had hij het zelf wel opgelost.

Uiteraard is het aan te raden om de instructie te schrijven samen met de lezer. Zijn de stappen duidelijk en uitvoerbaar? Missen er nog stappen? Klopt de volgorde? Als de lezer het de eerste keer direct kan toepassen, is het een goede instructie!

Met deze 6 tips kost het hopelijk voor zowel de schrijver als de lezer minder tijd om goede instructies te maken!

Wil je toch liever hulp inschakelen? Dat kan!

Neem contact met ons op  en wij kijken hoe we jou kunnen helpen kennis uit hoofden te halen!